Zeitmanagement – Wie du es schaffst, deine Zeit effektiv zu planen

 

2019. Was ein Jahr –  und dabei ist es schon fast vorbei. Dieses Jahr rennt die Zeit einfach nur. Ich konnte Ziele, wie Bali, Sri Lanka, New York und noch viele mehr bereisen, konnte meinen Traum von einer eigenen Schmuckkollektion mit eigenem Online-Shop verwirklichen, konnte tolle Projekte mit meiner Agentur Happy King meistern und habe dann auch noch von dem Mann meiner Träume einen Antrag bekommen. Und das ist auch nur ein Teil der wahnsinnigen Dinge, die mir in diesem Jahr passiert sind.
Wenn ich so die letzten Monate versuche Revue passieren zu lassen, fällt mir umso mehr auf, dass die Zeit für mich ein sehr kostbares Gut geworden ist. So habe ich mir in den letzten Monaten und Jahren ein kleines Portfolio an analogen und digitalen Supportern aufgebaut, die mir dabei helfen, meine Zeit effizient zu planen und einzuteilen, damit ich auch

niemals den Überblick verlieren kann, denn – Zeitmanagement ist alles.  Wie aber sonst auch, möchte ich gerne mein Wissen mit euch teilen und euch einen Einblick geben, wie ich mich und mein Team organisiere.

 

Eines meiner wichtigsten Begleiter im Alltag ist definitiv meine Uhr. Wenn ich morgens vergessen habe sie anzuziehen, habe ich immer das Gefühl ein wenig nackt zu sein und meine Zeit nicht im Blick zu haben. Die Uhr am Handgelenk ist für mich vor allem dahingehend wichtig, dass ich auch meine anderen Supporter effizient nutzen kann. 

Am liebsten trage ich zurzeit meine Cluse der Vigoureux-Kollektion. Die neue Kollektion steht ganz unter dem Motto „Master your time“, ist optisch ein totaler Hingucker und lässt sich perfekt zu jedem Look kombinieren. Für mich definitiv ein Must-have.

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Neben meiner Uhr benutze ich, wie die meisten von euch sicherlich auch, einen klassischen Kalender, bzw. ein Notizbuch und To Do Listen. Meine To Do Listen schreibe ich jeden Abend vor dem Schlafengehen, damit ich meinen Kopf noch einmal sortieren, sowie leeren und anschließend in Ruhe schlafen gehen kann. Bei meinem morgendlichen Kaffee priorisiere ich dann meine To-Do’s um effizient in den Tag starten und alles abarbeiten zu können. Die Dinge die ich bis zum Abend nicht geschafft habe, schreibe ich dann erneut auf meine To Do Liste für den nächsten Tag. 

Meinen Kalender benutze ich unterstützend um meine Termine, To Do Listen und Ideen festzuhalten. Die kommen häufig so überraschend, dass ich sie gerne direkt aufschreibe, damit ich sie auch keinesfalls mehr vergessen kann. Um hier den Überblick zu behalten, unterteile ich meinen Kalender in die Bereiche privat, fashion for ffranzy, HappyKing Agency und fafe collection. 

Wie bereits erwähnt, nutze ich neben diesen klassischen Helfern, einige Tools, die mir den Alltag bezüglich meines Zeitmanagements erleichtern. Ein paar dieser Helfer sind der Google Kalender, Trello, Slack und 1password. 

 

Google Kalender 

Den Google Kalender nutze ich gerne für meine Termine, beruflich und privat. Auch wenn ich diese stets in meinem normalen Kalender einpflege, ist es mir wichtig, diese digital zur Verfügung stehen zu haben. Dank der Freigabe-Funktion können Moritz und ich unsere Termine gemeinsam koordinieren und planen – vor allem in Bezug auf unsere anstehende Hochzeit und die Planung hilft uns das Tool, alles im Auge zu behalten. Auch gemeinsame Termine mit fafe und HappyKing können hier dank der Desktop- und Mobilfunktion einfach eingetragen und aktualisiert werden. 

Zusätzlich nutze ich den Kalender gerne für mein Blogger-Dasein als ffranzy. Hier plane ich meine Postings und kann Erinnerungen sowie Beschreibungen mit einfügen. Hier markiere ich alles mit tags um meine Termine unterscheiden zu können.

 

Trello 

Trello ist für mich das beste Tool in den Bereichen App- und Desktopnutzung. Hier plane ich gerne meine monatlichen Kooperationen, Blogposts und Projekte, egal ob alleine oder im Team. Hier kann man mit einzelnen Boards arbeiten, welche in To Do, Im Gange und Fertig unterteilt werden. Unter den einzelnen Boards werden die einzelnen Projekte mit eigenen To Do Listen aufgeführt. Hier kann man super Kommentare und Anhänge, sowie Deadlines mit anderen teilen, sodass einer gemeinsamen Zusammenarbeit nichts im Wege steht und keine Aufgaben verloren gehen.

 

Slack

Slack ist für uns das Kommunikationstool schlechthin. Es ist wie WhatsApp, nur fürs Business. Über verschiedene Channels, die mit einem Hashtag versehen werden, können diverse Kommunikationskanäle zu bestimmten Themen, bspw. #fafe-NewProducts, #happyking-Buchhaltung, gestartet werden. Hier werden alle relevanten Personen zum Chat eingeladen. Für mehr Transparenz kann man seine Channels für das ganze Team auch veröffentlichen. Das gute an diesem System ist, dass Dokumente jeglicher Art angehangen werden können und das Tool mit anderen Apps zusammenarbeitet und diese in Slack integriert sind. So kann ich einfach aus meiner Cloud oder Google Drive Dokumente teilen. Ebenso kann man im Handumdrehen Aufgaben verteilen und Personen taggen. Eine weitere Besonderheit von Slack ist, dass man Telefon- und Videokonferenzen planen und direkt über das System durchführen kann.

 

1Password 

1Password hilft mir seit Tag 1 dabei, nicht den Überblick über meine diversen Zugänge der einzelnen Kanäle zu verlieren. Dieses Tool speichert alle meine Zugangsdaten gesondert ab, sodass ich übergreifend nur ein Master Passwort brauche, um mich auf meinen Kanälen anzumelden. Da für mich die Sicherheit meiner Online-Kanäle absolute Priorität hat, ist dieses Tool ein Muss für mich und erspart mir regelmäßig viel Kopfzerbrechen. 

Das sind meine Must-haves für ein optimales Zeitmanagement. Übergreifend ist es jedoch sehr wichtig, immer einen kühlen Kopf zu bewahren und alles geordnet und sortiert anzugehen.

 

Habt ihr noch weitere Alltagshelfer oder Tipps, die euch optimal durch den Tag bringen? 

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